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Quais as vossas estratégias para gerir email, contactos, calendário e tarefas ?


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12 respostas a este tópico

#1 civismo

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Mensagem publicada 12 January 2014 - 11:59

Quais as vossas estratégias para gerir email, contactos, calendário e tarefas ? --- A pergunta parece simples, mas a resposta tem-me dado cabo da cabeça !


Cada vez andamos mais inundados! Inundados por um lado com toda a enxurrada de informação que a internet debita quotidianamente, por outro lado inundados com tarefas, compromissos pessoais, compromissos com os clientes, prazos legais,  lembretes, papelinhos, telefonemazinhos para fazer, aniversarios, ideias para colocar em pratica, orçamentos, e outras merdinhas ...
Provavelmente muitos de vós sentem isto.
E agora pergunto: Quais as vossas estratégias para navegar calmamente em tal mar de informação ??

Pessoalmente, a minha cabeça tem sido bastante boa e tem dado razoavelmente conta do recado, mas já não dá para tudo, por isso decidi aliviar muita coisa que tenho na cabeça, bem como digitalizar muita coisa que tenho em papelinhos soltos. Sim, papelinhos soltos e folhas de tarefas, pois sempre resisti a utilizar uma agenda fisica (tipo agenda anual)

Ressalvo que já sou um OUTLOOKiano para a parte do E-Mail, ou seja uso religiosamente o Outlook (2007), e estou bastante satisfeito.
Antes do Outlook utilizava o Outlook Express há muitos anos, e ainda só não tinha mudado por inércia e porque sabia que a migração seria trabalhosa. E foi, demorei vários DIAS .
Ou seja, investi tempo (bastante) na personalização do outlook, mas sem duvida que compensou . É a velha frase do "se eu tivesse oito horas para derrubar uma árvore, passaria seis afiando meu machado."

Exemplo Outlook 2007
634c8.jpg

No outlook tenho todas as minhas contas de email, e centenas de pastas e regras que simplificam e ajudam bastante na gestão do email.
Essas regras não só arrumam o correio à medida que vai chegando, como ajudam imenso a não perder tempo com correio que não interessa.
Um exemplo pratico: O fornecedor ou a marca XPTO costuma mandar-me uma newsletter semanal com preços, promoções, etc. Ora, acho interessante ficar com esse registo, mas não me apetece ser incomodado ou distraido pelo outlook a avisar-me que o essa Newsletter chegou. Solução: Criar uma pasta para onde essas newsletters são canalizadas, e ao mesmo tempo ficam marcadas como lidas. Ou seja, se um dia precisar consultar já sei que estão lá na pasta respectiva , mas não quero ser chateado à medida que vão chegando.

EXEMPLO de regras do outlook:

image_thumb%255B4%255D.png

Claro que há um ou outro detalhe que gostaria de melhorar, como aumentar a eficiencia das search folders (as quais infelizmente nao funcionam para vários PST´s ao mesmo tempo), bem como gerir melhor a parte de arrumar automaticamente o correio enviado. Mas nada de urgente, pois posso dizer que tenho o mail em dia, e a trabalhar de uma forma eficiente e bem oleada :)



****************************************************************************************
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QUando à parte da gestão das tarefas e calendário é que estou a tentar elaborar um esquema para usar doravante, e gostaria de colher mais opiniões

Tenho lido muito, e já percebi que é dificil existir uma formula consensual / universal / all in one.

Algumas das principais soluções: Outlook Classico ; Exchange ; Outlook Online (outlook.com) ; Google calendar ; Trello ; omnifocus ; Evernote ; Remember The Milk ; Producteev ; Toodledo  

E aqui o problema ramifica-se em duas partes principais : Agenda (calendário) , e listagem de TAREFAS

Para a parte da Agenda (calendário) , O Google é porreiro, sobretudo para quem tem uma conta Gmail , e usa essa conta através do Browser . Pessoalemente já utilizei essa agenda durante algum tempo, e gostei bastante.  No entanto, devido a guerrilhas Google / Microsoft, de momento a sincronização com o Outlook (Instalado localmente) não existe, o que torna bastante desinteressante o Google para quem usa Outlook.
Ressalvo que existe uma versão paga do Gmail que permite essa sincronização, mas no meu caso tenho dominio próprio, não tenho qualquer interesse em estar a pagar pelo Gmail profissional.

Após ter feito uma série de testes , optei pelo Outlook.pt , o qual funciona bem online (Browser), funciona bem em todos os tablets e smartphones (Apple , android e Windows phone), e sincroniza bastante bem com o Outlook Instalado localmente. No caso do Outlook 2013 é fantástico e tudo funciona out of the box, no caso do Oulook 2003 , 2007 ou 2010 é necessário instalar o  "  Microsoft Outlook Hotmail Connector " para fazer o activesync, mas na pratica funciona bem .
Aliás, funciona bem para a parte do calendário / agenda , pois não sincroniza as tarefas!!! Apenas o 2013 consegue sincronizar essa parte !!!

Mas do mal o menos, pois as tarefas do Oulook.com e do Google calendar são algo basicas, sobretudo quando combinado com gestores de tarefas mais bem conseguidos como por ex o Trello , o qual recomendo vivamente :

example-board.png

E pronto, é esta a estratégia que me parece a mais correcta, recapitulando :

Para o correio> Outlook Local com todas as contas de correio (ao qual acedo via VPN)

Para agenda / calendário >Outlook.pt em todo o lado, sincronizado com o Outlook Local

Para tarefas, to-do´s e cenas avulsas> Trello

Por ultimo partilho este artigo de alguem com dilemas similares: http://moverell.com/...one-with-trello


Opiniões , experiencias e sugestões são bem vindas :)


Alguns screenshots das aplicacoes aqui faladas :


94958,O.png

new-outlook-calendar-month.png

google.png

Remember the Milk
ss_phone_tablet.jpg

remember-the-milk-regis-tasks_1228114657

















 



#2 civismo

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Mensagem publicada 12 January 2014 - 12:32

Mas é preciso é não entrar em fundamentalismos para não ficar assim:

Take Control of Your Calendar

http://blogs.mccombs...-your-calendar/

sofie_outlook-12lvut6.jpg



Ah, e esqueci-me do evernote, que muita gente usa em complemento ou em substituicao do Trello,

https://evernote.com/intl/pt/evernote/

por ex:

http://www.taneya-ka...note-and-trello
e
http://lifehacker.co...ctually-amazing

evernote.png

evernote3.png




Por ultimo, partilho um texto que alguem escreveu num outro forum, e que tem a sua razão e talvez o caminho correcto seja mesmo o da simplicidade:
Gostei disto que alguem escreveu num forum: A melhor estratégia é ter um telefone simples, daqueles que apenas permitem fazer e receber chamadas, ter uma conta de mail, mas fazer a consulta apenas um vez por dia, não responder à maioria do mail, e dar a entender aos emissores que não ligamos puto ao correio que nos enviam. É impossivel gerir toda a informação que nos é enviada. Já desisti dessa treta, quem me quiser contactar telefona-me, não estou para perder uma imensidão de tempo a gerir mails e compromissos e outras cenas. Se faltar a um compromisso, a uma reunião, se perder um negócio... azar. Ganho em saúde e tempo. As coisas devem ser simplificadas, não o inverso, e a informática está cada vez mais a burocratizar a vida das pessoas. A melhor estratégia é corte radical, não nos tornarmos escravos da máquina.
 



#3 Dark_Sorcerer

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Mensagem publicada 12 January 2014 - 14:23

Boa tarde,

 

Evernote; Ultimate to-do list (sync com Toodledo); Google Calendar.

 

Um abraço,


Chat do fórum: http://l.androidpt.com/chat

#4 jmcdpereira

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Mensagem publicada 12 January 2014 - 14:28

Uauuu

 

Para mim a solução é "simples": gmail e afins.

Tenho toda a minha vida lá (faço backups qd me apetece), mail calendário e contactos.

Tarefas não uso.

No gmail tenho regras tal como se fazem no outlook

Não confio no outlook no aspecto de estar TUDO num disco num computador, se acontecer como me aconteceu no fim do ano arriscava-me a perder TUDO. Só em casa avariou-se um disco de 1Tb e outro de 320Gb se estivessem nesse computador com outlook... caput.

Prefiro a nuvem para essas coisas.

Dantes usava o hotmail e o calendário, mas depois passei tudo para gmail, sei que o outlook,com melhorou bastante.

Adora eu não tenho a necessidade de tanta informação, logo é uma realidade diferente.

 

Conheço pessoas que têm TUDO no outlook, no dia que o disco avariar quero ver a cara deles... ou nem quero...

 

jmcdpereira


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#5 civismo

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Mensagem publicada 12 January 2014 - 14:57

Oh, mas fazendo backups não tem problemas com o outook....

 

E a cloud um dia tambem pode falhar ;)



#6 jmcdpereira

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Mensagem publicada 12 January 2014 - 16:58

Oh, mas fazendo backups não tem problemas com o outook....

 

E a cloud um dia tambem pode falhar ;)

É uma maneira de pensar.

A cloud pode falhar, mas é mais facil falhar o disco de casa.

Em casa sabemos com o que contamos, na cloud... anda por ali... lol


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#7 civismo

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Mensagem publicada 13 January 2014 - 10:46

Nem posso acreditar ... Quando finalmente decidi-me pelo OUtlook.com  (Andei indeciso entre Google Calendar VS Outlook.com para agenda) , acabei de reparar que o Outlook.com não tem a possibilidade de fazer algo tão básico quanto pesquisar !
Ou seja, numa agenda que terá um dia centenas ou milhares de eventos , não tem a possibilidade de Pesquisar !
Ainda pensei que estivesse a escapar-me algo , mas ha muita gente a queixar-se do mesmo.

Felizmente o Outlook Fisico instalado no pc vai buscar o calendário e ai já se consegue fazer search ... em todo o caso é de estranhar que não tenham a tal possibilidade de pesquisa, tal como a agenda do google tem ha tanto tempo.

Se o Google sincronizasse (gratuitamente) com o calendario do outlook instalado no pc , ainda pensava duas vezes


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#8 civismo

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Mensagem publicada 13 January 2014 - 23:47

Ja agora aproveito para partilhar duas folhas com as quais me tenho valido ao longo dos ultimos anos em termos de gestao pessoal em papel :


7k7q.jpg

hwwz.jpg



#9 jmcdpereira

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Mensagem publicada 14 January 2014 - 00:06

...
Se o Google sincronizasse (gratuitamente) com o calendario do outlook instalado no pc , ainda pensava duas vezes

Já usei um programa que fazia isso.

Sincronizava o calendário em tempo real com o gmail que por sua vez sincronizava com o android.

usei só para passar tudo para o calendario google, mas permitia a sincronização, já não me lembro se era bidireccional, mas acho que sim.

Não sei se seria isto: https://support.goog...er/153871?hl=pt


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#10 civismo

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Mensagem publicada 14 January 2014 - 10:49

Num outro forum alguem perguntou:
 
"o Outlook pode ser instalado num HardDisk exterior e fazer cópia para outro HardDisc exterior todas as semanas? ou como poderei fazer para nunca perder os dados do Outlook?"

VOu partilhar aqui a resposta que dei, uma vez que se trata de uma questão de interesse geral, e que muitos utilizadores do outlook ignoram :

******************************************************************************************************************************************************

Não recomendo nada isso de ter os ficheiros do outlook num disco externo , pois se algum dia iniciar oulook sem o disco externo conectado, pode desconfigurar.

Mais vale fazer periodicamente uma cópia de segurança dos ficheiros para um disco externo.

Pode tambem programar uma copia automatica, mas pode ficar menos boa se o outlook estiver ligado a trabalhar nos ficheiros enquanto os copia. Para contornar isto existe uma possibilidade chamada shadow copy.
O Melhor programinha para os backups automaticos (do outlook e do resto) é o cobian backup. Contudo no caso dos ficheiros do outlook recomendo a fazer mesmo backups manuais.

Repare que se usar o outlook localmente vai ter ficheiros .PST, caso seja a ir buscar o outlook.com atraves de outlook connector ou a descarregar exchange, entao os ficheiros ja serao .OST

Por defeito, os ficheiros do outlook são guardados em : C:\Documents and Settings\XXXXXXXXXXXXX\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook    (em que o XXXXXX é o nome do utilizador)

Os novos outlook (2013 por ex) podem guardar na pasta os meus documentos \ ficheiros do outlook

Outra boa opção é ir ao painel de controlo do windows >>> Correio e lá encontrará uma janela como essa ai da imagem, vá a ficheiros de dados e lá terá a localização dos ficheiros que o outlook está a utilizar.

exchan2003-618x292-custom.jpg

Sugestão: Crie um atalho no ambiente de trabalho para a pasta do outlook, por forma a facilitar posterior acesso à pasta, e assim até se lembrará mais vezes de o fazer.

Por ultimo: Se tiver regras, faça o backup do ficheiro das regras à parte, sendo que tem essa opção no painel de gestão das regras
 


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#11 jmcdpereira

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Mensagem publicada 14 January 2014 - 10:55

Se o ficheiro de dados estiver num disco externo e não estiver acessível não desconfigura, qd for ligado volta a ficar todo o conteúdo disponível e pode-se até importar para outro local, é perfeitamente possível e funciona muito bem.

 

A resposta está bem dada sem duvida ;)

No meu serviço usamos a pasta do servidor, mas tb pastas .PST e até ver nada se perdeu por muitas voltas e trocas de computador que existam.


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#12 civismo

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Mensagem publicada 21 January 2014 - 16:59

Aproveito para partilhar uma folha de excel , a qual criei com o intuito de gerir as contas bancárias.
Uso ha anos e é muito eficiente, pois assim tenho sempre as contas certas ao centimo

E se algo correr mal , basta ir confirmar qual o ultimo mês em que bateu certo.

As cores sao facultativas, apenas ajudam a localizar eventos passados

5xxh.jpg
 



#13 HugoFaria

HugoFaria

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Mensagem publicada 17 May 2015 - 06:36

Hoje em dia usa-se tantas contas e plataformas diferentes, que muito facilmente torna-se uma confusão gerir isso tudo. Para mim é super importante ter acesso a todos os  meus dados em qualquer lugar, por isso tenho usado o EVO Collaborator for Outlook, um plugin que sincroniza contactos, calendários e tarefas de várias contas (Yahoo, Google Calendar, Google Tasks, Toodledo, iCloud, etc) com o Outlook. O software tbm ganha por ser fácil de usar. Deem uma vista de olhos :D


Editado por HugoFaria, 17 May 2015 - 06:36.